LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SE UNEN A LA FIESTA DE TUPPERWARE
Earl Tupper patentó en 1047 el sello hermético Tupper para recipientes de alimentos, pero éste no se popularizó en los establecimientos comerciales. Tupper recurrió a una cautivante madre soltera, Brownie Wise, para que le ayudara a vender sus productos Tupperware por medio de demostraciones en los hogares. La estrategia funcionó: Tupperware creció hasta convertirse en una empresa de 1.300 millones de dólares que vende a través de demostraciones en los hogares manejando una fuerza de ventas independiente de un millón de miembros. Cada dos segundos da inicio una reunión de Tupperware en alguna parte del mundo.
Tupperware enfrentó otro reto en el 2005. La empresa modificó sus operaciones en Estados Unidos de un modelo de licencias de distribución a una estructura de compensaciones de múltiples niveles. La fuerza de ventas de Tupperware en Estados Unidos creció a gran velocidad de tres niveles de compensación (asesor de ventas, gerente y distribuidor) a una docena de niveles. Los asesores de ventas reciben una comisión por sus propias ventas además de una pequeña comisión por las ventas de los asesores que reclutan para la empresa.
A medida que un asesor de ventas tenia éxito y reclutaba más gente para la empresa, también se hacia cargo de su trabajo de oficina, más el trabajo de oficina de la gente que había reclutado para su equipo de ventas. No les quedaba suficiente tiempo libre para las tareas realmente importantes de vender y reclutar. El sistema de captura de pedidos de Tupperware no tenía capacidad para manejar la demanda pico durante la promoción de ventas y las épocas ajetreadas del año. Para apoyar el crecimiento y mejorar los procesos de negocios para la fuerza de ventas y el personal administrativo. Tupperware necesitaba un sistema que pudiera manejar 5.000 usuarios adicionales cada mes, enviar mensajes de correo electrónico a 50.000 destinatarios al mismo tiempo y permitir acceso restringido a los documentos según el puesto que ocupara el empleado en la empresa.
En el 2004 Tupperware inició la implementación de un sistema integrado de administración de pedidos basado en la Web denominada My.Tupperware, que libera a los distribuidores de la tarea capturar los pedidos de todos los asesores que recluten. Ahora cada asesor de ventas captura sus propios pedidos.
El sistema basado en la Web sirve como portal que se integra con los sistemas existentes de Tupperware en tal forma que los usuarios autorizados pueden tener acceso a la información de los sistemas relacionados con un solo inicio de sesión. Las distintas áreas de la empresa, como promoción de ventas, capacitación y soporte técnico en la Web, cuentas con herramientas para publicar y retirar contenido Web para usuarios específicos de la empresa por sí mismos, sin tener que solicitar ayuda al personal de sistemas de información de la organización. El sistema también agiliza la comunicación entre los directores, el personal de apoyo y los asesores de venta de la empresa, y ofrece un mejor apoyo a los asesores de ventas en la promoción de ventas de productos, el reclutamiento de nuevos asesores de ventas y el manejo de los equipos de oficina.
PROCESOS DE NEGOCIOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROCESOS DE NEGOCIOS
Los sistemas de información son la mejor opción para mejorar los procesos de negocios que conforman la parte esencial de una empresa. Por lo tanto es importante comprender bien el significado de “procesos de negocios”.
Los procesos de negocios, es la manera en que se organiza, coordina y orienta el trabajo para producir un producto o servicio valioso, son flujos de trabajo de materiales, información y conocimiento, es decir, conjuntos de actividades. Los procesos de negocios también se refieren
A las maneras particulares en que las empresas coordinan el trabajo, la información y el conocimiento, y a las formas en que la administración elige coordinar el trabajo. Todas las empresas se pueden considerar como conjuntos de procesos de negocios. Algunos de estos procesos son parte de procesos mas grandes.
En gran medida, el desempeño de una empresa depende de qué tan bien estén diseñados y coordinados sus procesos de negocios. Los procesos de negocios de una empresa pueden representar una fuente de fortaleza competitiva si dan a la empresa la posibilidad de innovar o de funcionar mejor que sus competidores.
Muchos procesos de negocios están enlazados con un área funcional específica. Por ejemplo: la función de ventas y marketing podría ser la encargada de identificar clientes, y la función de recursos humanos podría estar a cargo de la contratación de empleados.
Otros procesos de negocios cruzan diferentes áreas funcionales y requieren coordinación entre departamentos. Por ejemplo, considere el aparentemente sencillo proceso de negocios de cumplimiento de un pedido (vea la figura 2-1).
Para empezar, el departamento de venta recibiría un pedido. Éste p0asará primero al área de contabilidad para asegurar que el cliente puede pagar, ya sea mediante la verificación de sus crédito a a través de la solicitud del pago inmediato antes del embarque. Una vez que se establece la forma de pago del cliente, el departamento de producción tiene que tomar el producto.
TABLA 2-1 EJEMPLOS DE PROCESOS DE NEGOCIOS FUNCIONALES
ÁREA FUNCIONAL PROCESO DE NEGOCIOS
Manufacturas y producción Ensamblado delo productos
Verificación de calidad
Generación de la cuenta de materiales
Ventas y marketing Identificación de clientes
Presentación del producto a los clientes.
Venta del producto.
Finanzas y contabilidad Pago a acreedores
Creación de estados financieros.
Manejo de cuentas de efectivo
Recursos humanos Contratación de empleados.
Evaluación del desempeño del empleado
Registro de los empleados en planes de prestaciones.
El cumplimiento del pedido de un cliente implica un complejo conjunto de pasos que requiere la coordinación conjunta de las funciones de ventas, contabilidad y manufactura.
COMO MEJORA LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN LOS PROCESOS
DE NEGOCIOS: EFICIENCIA Y TRANSFORMACIÓN
Exactamente cómo mejoran los sistemas de información los procesos de negocios?
Principalmente de dos formas: Incrementando la eficiencia de los procesos existentes y posibilitando procesos completamente nuevos capaces de transformar la empresa. Los sistemas de información automatizan muchos pasos en los procesos de negocios antes se hacían de manera manual, como verificar el crédito de un cliente o generar una factura y una orden de embarque. Sin embargo, en la actualidad la tecnología de información puede hacer mucho más. La nueva tecnología pude cambiar realmente el flujo de información, dando a una gran cantidad de personas la oportunidad de acceder y compartir información, reemplazar tareas secuenciales con tareas que se pueden realizar de manera simultánea y eliminar los atrasos en la toma de decisiones. En otras palabras, la información puede hacer posibles procesos de negocios completamente nuevos. Incluso puede transformar la manera de realizar los negocios e impulsar modelos de negocios totalmente nuevos. El pedido de un libro en línea a través de Amazon.com o la descarga de una canción por medio de ITunes constituyen procesos de negocios completamente nuevos basados en nuevos modelos de negocios que no se podrían concebir sin la tecnología de información.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIA
Un negocio puede contar con decenas o incluso centenas de diferentes procesos de negocios, y como hay distintas personas, especialidades y niveles en una organización, hay diferentes tipos de sistemas. Ningún sistema por sí solo puede proporcionar toda la información que requiere una organización. De hecho las empresas grandes y medianas tienen miles de programas de computo y cientos de sistemas distintos. Incluso las pequeñas empresas tienen un conjunto de sistemas diferent3es: uno para realizar campañas de correo electrónico para los clientes, otro para supervisar los anunciós publicados en Google, uno más para dar seguimiento a las transacciones de ventas básicos, otro para mantenerse al tanto de los distribuidores, etc. A primera vista puede resultar complicado entender todos los distintos sistemas de una empresa, y más difícil aún, comprender cómo se interrelaciona.
Las aplicaciones empresariales automatizan procesos que abarcan múltiples funciones empresariales y niveles de la organización y que podrían extenderse al exterior de la organización.
CÓMO FACILITAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LA ADMINISTRACIÓN DE LA
LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL
Empezaremos por describir los sistemas desde la perspectiva funcional, porque esta es la manera más probable en que los encontrará por primera vez en una empresa. Por ejemplo, si usted tiene una licenciatura en marketing y encuentra un trabajo en esta área, probablemente trabajará primero con un sistema de información de marketing. Si usted es licenciado en contabilidad, primero trabajará con sistemas contables y financieros. Desde una perspectiva histórica, los sistemas funcionales fueron los primeros tipos de sistemas que desarrollaron las empresas. Estos sistemas se establecieron en departamentos específicos como contabilidad, marketing y ventas, producción y recursos humanos.
EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE VENTAS Y MARKETING
SISTEMA DESCRIPCION GRUPOS A QUE SIRVE
Procesamiento de pedidos Captura, procesa y da seguimiento Gerencia y empleados de
A los pedidos de operaciones
Análisis de fijación de
Precios Determina precios de productos Gerencia intermedia
Y servicios
Pronóstico de las
tendencia de venta Prepara pronósticos de ventas Alta dirección
para cinco años
SISTEMAS DE VENTAS Y MARKETING
La función de ventas y marketing es vender los productos o servicios de la organización. A marketing le corresponde identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa, determinar qué necesitan o desean, planear productos y servicios para satisfacer sus necesidades, así como anunciar y promover estos productos y servicios. A ventas le atañe contactar clientes, vender los productos y servicios, tomas pedidos y llevar el registro de las ventas. Estas actividades se pueden considerar como procesos de negocios. Los sistemas de información de ventas y marketing dan apoyo a estos procesos de negocios.
Los sistemas de ventas y marketing ayudan a que los directores vigilen las tendencias que afectan a los productos nuevos y a las oportunidades de ventas, apoyen la planeación de nuevos productos y servicios y vigilen el desempeño de sus competidores. Los sistemas de ventas y marketing apoyan a la gerencia intermedia en la investigación de mercados y el análisis de las campañas publicitarias y promociónales, decisiones de fijación de precios y el desempeño de las ventas. Los sistemas de ventas y marketing auxilian a los gerentes y empleados operativos en la localización y contacto de clientes potenciales, el seguimiento de las ventas, el procesamiento de pedidos y apoyo en el servicio a clientes.
SISTEMAS DE MANUFACTURA Y PRODUCCIÓN
La función de manufactura y producción es producir los bienes y servicios de la empresa. Los sistemas de manufactura y producción están relacionados con la planeación, el desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción; los establecimientos de las metas de producción; la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de producción, así como la programación de equipo, instalaciones, materiales y mano de obra requeridos para obtener productos terminados. Los sistemas de información de manufactura y producción apoyan estas actividades.
Este sistema captura datos de ventas en el momento que se realiza la venta para ayudar a la empresa a monitorear las transacciones de ventas y ofrecer información que ayude a los gerentes a analizar las tendencias de ventas y la efectividad de las campañas de marketing.
EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE MANUFACTURA Y PRODUCCION
SISTEMA DESCRIPCION GRUPOS A QUE SIRVE
Control de máquinas Controla las acciones de las máquinas y el equipo Gerencia de operaciones
Planeación de la producción Decide cuándo y cuántos productos se deben elaborar Gerencia intermedia
Ubicación de las instalaciones Decide dónde ubicar nuevas instalaciones de producción Alta dirección
SISTEMAS FINANCIEROS Y CONTABLES
La función de finanzas es administrar los activos financieros de la empresa como el efectivo, las acciones, los bonos y otras inversiones, con el fin de maximizar su rendimiento. Finanzas también se encarga de administrar la capacidad de la empresa (buscando nuevos activos financieros bonos u otras formas de deudas).
La función de la contabilidad es mantener y administrar los registros financieros de la empresa, ingresos, desembolsos, depreciación, nomina para dar cuentas de sus flujos de fondos.
Finanzas y contabilidad comparten problemas relacionados como dar seguimiento a los activos financieros y los flujos de fondos de una empresa.
SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS
La función de los recursos humanos es atraer, el desarrollo y mantener la fuerza de trabajo de la empresa, estos apoyan las actividades como identificar empleados potenciales, llevar registros completos de los trabajadores existentes y crear programas para desarrollar las aptitudes de los empleados.
Los sistemas de recursos humanos ayudan a la Alta dirección a identificar los requerimientos de recursos humanos (habilidades, nivel educativo, tipos de puestos, número de puestos y costos) para cumplir los planes de negocios a largo plazo de la empresa.
SISTEMAS DESDE LA PERSPECTIVA DE LOS USUARIOS
Aunque la perspectiva funcional es muy útil para comprender de manera en que los sistemas empresariales sirven funciones especificas, esta perspectiva no nos indica de qué forma ayudan los sistemas a los gerentes a conducir la empresa.
Cada uno de estos niveles tienes diferentes necesidades de información según sus distintas responsabilidades, y se pueden considerar como componentes principales de información. Los directores requieren información resumida que pueda indicarles rápidamente el desempeño general de la empresa como los ingresos para las ventas brutas, ventas por grupo de producto y región.
Sistemas de procedimientos de transacciones
Los gerentes de operaciones necesitan sistemas que den seguimiento a las actividades y transacciones elementales de la organización, como ventas, recepciones de depósitos de efectivos, nomina decisiones sobre crédito v flujo de materiales de una fábrica.
Estos sistemas proporcionan este tipo de información. El propósito principal de este nivel es responder las preguntas rutinarias y dar seguimiento al flujo de transacciones ordinarias que se requieren para la conducción de la empresa, como captura de ordenes de ventas reservaciones hoteleras, nomina, mantenimiento de los registros de empleados y el embargue de pedidos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Y SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
Los sistemas de información gerencial también designan una categoría específica de los sistemas de información que da servicio a la gerencia intermedia. Los MIS proporcionan a la gerencia intermedia informes sobre el desempeño actual de la organización.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones ayudan a la gerencia intermedia a tomar decisiones poco habituales, se enfocan en problemas de naturaleza única y que cambian con rapidez para cuya solución tal vez no haya un procedimiento totalmente predefinido.
SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS
Los directores requieren sistemas que aborden aspectos estratégicos y tendencias de largo plazo, tonto en la empresa como en el entorno externo.
Los ESS auxilian en las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión porque no hay un procedimiento convenio para llegar a una solución.
Los ESS presentan graficas y datos para los directores provenientes de muchas fuentes mediante una interfaz fácil de utilizar. Con frecuencia la información se entrega a los directores a través de un portal, que utiliza una interfaz Web para presentar contenido de negocios personalizados e integrado.
NEGOCIOS EN LINEA GLOBALES : COMO UTILIZAN LAS EMPRESAS LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
PROCESOS DE NEGOCIOS
Los sistemas de información son la mejor opción para mejorar los procesos de negocios que conforman la parte esencial de la empresa. Por lo tanto es importante comprender bien el significado de “procesos de negocios”.
Los procesos de negocios se refieren a la manera en que se organiza, coordina y orienta el trabajo para producir un producto o servicio valioso.
APLICACIONES EMPRESARIALES
Para una empresa en un gran reto lograr que todos los diferentes tipos de sistemas funcionen en conjunto. Por lo general, las corporaciones se están integrando tanto por crecimiento interno “ orgánico” como a través de la adquisición de empresas mas pequeñas. Después de los periodos de adquisición, las corporaciones se encuentran con que tienen un grupo de sistemas cuya mayoría son antiguos y enfrentan el reto de lograr que se “comuniquen” entre sí y que funcionen en conjunto como un sistema corporativo. Hay varias soluciones para este problema.
Una es implementar Aplicaciones Empresariales, que son sistemas que abarcan todas las áreas funcionales, con la tarea de ejecutar procesos de negocios a lo largo de toda la empresa, e incluyen todos los niveles de administración. Las aplicaciones empresariales ayudan a las empresas a volverse más flexibles y productivas por medio de la coordinación más estrecha de sus procesos de negocios y la integración de grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la administración eficiente de recursos y el servicio al cliente.
SISTEMAS EMPRESARIALES.
Por lo general, una organización grande cuenta con muchos tipos diferentes de sistemas de información que dan servicio a las distintas funciones, niveles organizacionales y procesos de negocios, y que no pueden intercambiar información de manera automática. Los gerentes podrían pasar un largo rato integrando los datos que necesitan para contar con un panorama general y exhaustivo de las operaciones de la organización. Por ejemplo, quizá el personal de ventas no pueda saber al momento de colocar un pedido si los artículos pedidos están en inventario, los clientes no podrán dar seguimiento a sus pedidos y manufactura no podrá comunicarse fácilmente con finanzas para planificar una nueva producción. Esta fragmentación de datos en cientos de sistemas separados degrada la eficiencia organizacional y el desempeño de los negocios.
Por ejemplo, Alcoa, el producto de aluminio y productos de aluminio líder del mundo, con operaciones que se extienden a 41 paises y 500 localidades, inicialmente se había organizado mediante líneas de negocios, cada una de las cuales poseía su propio conjunto de sistemas de información. Muchos de estos sistemas eran redundantes e ineficientes. Los costos de Alcoa para ejecutar procesos de requisiciones de pago y financieros eran mucho mas altos y sus tiempos de ciclo eran más largos que los de otras empresas de su industria. (Tiempo de ciclo se refiere al tiempo total transcurrido desde el principio hasta el fin de un proceso) La compañía no podía funcionar como una sola entidad mundial.
Los Sistemas Empresariales, también conocidos como Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP), resuelven este problema recopilando datos de varios procesos de negocios clave de manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos, y almacenándolos en una sola base de datos central. Esto hace posible que la información que antes estaba fragmentada en diferentes sistemas se pueda compartir en la empresa y por distintas partes del negocio para trabajar en conjunto de una manera más estrecha.
ROL DE LOS SISTEMAS QUE DAN SERVICIO A LOS DIVERSOS NIVELES ADMINISTRATIVOS EN UNA EMPRESA Y SUS INTERRELACIONES.
Hay cuatro tipos principales de sistemas de información en las organizaciones contemporáneas que dan servicio a las gerencias operativas, intermedia y a la Alta Dirección. Los sistemas que atienden a las gerencias operativas son sistemas de procesamiento de transacciones (TPS), como la nómina o el procesamiento de pedidos, que dan seguimiento al flujo de las transacciones cotidianas necesarias para la conducción de los negocios. Los MIS proporcionan a la gerencia intermedia informes y acceso a los registros del desempeño actual e histórico de la organización.
MANERA EN QUE LAS APLICACIONES EMPRESARIALES Y LAS INTRANETS FAVORECEN LA INTEGRACION DE LOS PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORAN EL DESEMPENO DE LA ORGANIZACIÓN.
Las aplicaciones empresariales, como los sistemas empresariales, los de administración de la cadena de suministro, los de administración de las relaciones con el cliente y los de administración del conocimiento, están diseñadas para apoyar la coordinación e integración de los procesos de toda la organización, de tal manera que esta pueda funcionar eficientemente. Abarcan múltiple funciones y procesos de negocios y podrían estar enlazados con los procesos de negocios de otras organizaciones. Los sistemas empresariales integran los procesos de negocios claves de una empresa en un solo sistema de software con la finalidad de que la información fluya a través de la organización y mejore la coordinación, la eficiencia y la toma de decisiones. Los sistemas de administración de la cadena de suministro ayudan a las empresas a manejar sus relaciones con los proveedores para optimizar la planeación, adquisición, manufactura y entrega de productos y servicios. La administración de las relaciones con el cliente utilizan sistemas de información para coordinar todos los procesos de negocios relacionados con las interacciones de la empresa con sus clientes, con el propósito de optimizar los ingresos de la empresa y la satisfacción del cliente.
Las intranets y las extranets emplean tecnología y estándares de Internet para integrar la información de diversos sistemas y presentarla al usuario en un formato de página Web. Las extranets ponen parte de las intranets corporativas privadas a disposición de usuarios externos.
CÓMO FACILITAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LA ADMINISTRACIÓN DE LA
CADENA DE SUMINISTRO
LA INFORMACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO AYUDA A LAS EMPRESAS A:
Decidir cuándo y qué producir, almacenar y desplazar.
Comunicar pedidos rápidamente
Dar seguimiento al estado de los pedidos
Verificar la disponibilidad de inventario y supervisar los niveles del inventario
Reducir costos de inventarios, transportación y almacenamiento
Dar seguimiento a los embarques
Planear la producción con base en la demanda real de los clientes
Comunicar rápidamente los cambios en el diseño del producto.
